ONTVANGEN
ALLE ONTVANGEN DOCUMENTEN DIRECT VERWERKT TOT BRUIKBARE DATA
ONTVANG AL UW DOCUMENTEN ELEKTRONISCH
U wilt inkomende documenten van uw handelspartners snel en bij voorkeur automatisch verwerken. Uw handelspartners sturen u verschillende typen documenten waaronder verkooporders, pakbonnen en facturen. Niet alle documenten worden aangeboden in hetzelfde formaat en u ontvangt ondermeer TIFF, PDF en papier. Per handelspartner verschilt de opmaak van de ontvangen documenten en vaak verschilt eveneens de aanwezige informatie per handelspartner. Het kost u veel tijd ontvangen documenten in uw eigen systeem te verwerken.
Dat kan handiger!
Globiq haalt de relevante informatie uit al die verschillende soorten documenten en verwerkt die direct in uw eigen systeem. Om te starten is geen aanschaf van dure hardware of software nodig. Onze pragmatische aanpak zorgt ervoor u binnen korte tijd uw documenten rechtsreeks elektronisch inleest in uw ERP systeem. Ons doel is uw zaken zo snel mogelijk 100% elektronisch te laten verlopen.
Tegenwoordig hebben de meeste ERP pakketten van uw leveranciers de mogelijkheid om rechtsreeks PDF documenten aan te maken en deze per email te versturen. In de praktijk blijkt zelfs dat 80 tot 90% van de leveranciers deze mogelijkheid heeft. U vraagt uw leveranciers hun documenten voortaan naar uw email account bij Globiq te sturen of stelt aan uw kant een email forwarding in naar uw Globiq email account.
Leveranciers die niet zelf een PDF kunnen aanmaken en e-mailen hebben de mogelijkheid gebruik te maken van de uitgaande oplossingen van Globiq (link) of het documenten te printen, scannen en versturen per email (handmatig).
Eventuele papieren documenten die nog bij u binnenkomen kunt u zelf scannen of Globiq scant deze voor u. U opent een postbus en laat uw post door Globiq digitaliseren en verwerken. Sommige leveranciers hebben de mogelijkheid andere e-documenten te versturen. Geen probleem: graag zelfs! Globiq kan naast email op de volgende manier e-documenten ontvangen: (S)FTP, AS2, HTTPS, EDI (X.400).

Herkennen
Globiq maakt gebruik van ABBYY Flexicapture OCR software. Met deze software is het mogelijk relevante gegevens uit (PDF-)documenten te halen. Daarnaast maakt Globiq gebruik van eigen software om op een makkelijke en snelle manier een template aan te maken. In een template ligt de plaats van de relevante gegevens vast. Met onze oplossing is de herkenningsgraad van automatisch aangemaakte PDF documenten nagenoeg 100%

Controleren
Om een foutloze verwerking te realiseren controleert Globiq de herkende gegevens en worden factuurbedragen nagerekend. Voor facturen controleert Globiq standaard de factuurbedragen, de factuurdatum, het leveranciernummer en het factuurtype (debit/credit). Daarnaast zijn ook klantspecifieke controles mogelijk, bijvoorbeeld op (openstaande) PO nummers.
Ieder type document vereist zijn eigen controles. Binnen het platform van Globiq zijn deze zakelijke regels makkelijk aan te maken en te beheren. Zo weet u zeker dat de documenten die u binnenkrijgt juist herkend zijn.

Valideren
Documenten die bij één van de controles uitvallen, moeten handmatig worden gevalideerd. Deze validatie vindt plaats in het Globiq platform. Afhankelijk van uw keuze kunt u de validatie zelf uitvoeren, of deze verantwoordelijkheid verleggen naar uw leverancier of naar Globiq.
Geen nieuws is goed nieuws. Als u of uw leverancier iets moet doen, dan verstuurt Globiq een email. U kunt zelf instellen hoe vaak u een dergelijke email wenst te ontvangen. Vanuit de email komt u direct bij het te valideren document. Bij het opslaan van uw wijzigingen wordt uiteraard het document opnieuw gecontroleerd.

Publiceren
Uw documenten worden gepubliceerd in een online documenten portal. In dit portal kunt u gemakkelijk uw documenten terugvinden aan de hand van zoekcriteria.
Het portal is de centrale omgeving van waaruit u met uw documenten werkt. Zo kunt u uw documenten doorsturen, downloaden, voorzien van commentaar en/of in folders plaatsen. Vanuit de meeste ERP systemen is het mogelijk een directe link te maken naar uw documenten in het portal. Zo is vanuit iedere transactie het daaraan gerelateerde document makkelijk op te roepen.

Archiveren
Voor veel handelsdocumenten geldt een wettelijke bewaartermijn (Belastingdienst Nederland). Zo geldt in Nederland voor facturen een termijn van 7 jaar. U moet het originele handelsdocumenten archiveren. Elektronische facturen archiveert u in een elektronisch archief, papieren facturen in een fysiek archief. Als u gebruik maakt van het digitale archief van Globiq, dan kunt u toestemming vragen voor het vernietigen van uw fysieke documenten.

Afleveren
Globiq levert de herkende informatie af op één van uw systemen. Dit kan bijvoorbeeld een filesysteem zijn, maar ook uw financiële systeem. Globiq levert de meest gangbare formaten standaard af (PDF, XML, CSV). Maatwerk aangaande het type document en/of gegevens is mogelijk. Als u dat wenst zorgt Globiq voor een rechtstreekse koppeling met uw financieel pakket. U ontvangt een periodiek overzicht van afgeleverde berichten.