ONTVANGEN

ALLE ONTVANGEN DOCUMENTEN DIRECT VERWERKT TOT BRUIKBARE DATA

ONTVANG AL UW DOCUMENTEN ELEKTRONISCH

U wilt inkomende documenten van uw handelspartners snel en bij voorkeur automatisch verwerken. Uw handelspartners sturen u verschillende typen documenten waaronder verkooporders, pakbonnen en facturen. Niet alle documenten worden aangeboden in hetzelfde formaat en u ontvangt ondermeer TIFF, PDF en papier. Per handelspartner verschilt de opmaak van de ontvangen documenten en vaak verschilt eveneens de aanwezige informatie per handelspartner. Het kost u veel tijd ontvangen documenten in uw eigen systeem te verwerken.

Dat kan handiger!

Globiq haalt de relevante informatie uit al die verschillende soorten documenten en verwerkt die direct in uw eigen systeem. Om te starten is geen aanschaf van dure hardware of software nodig. Onze pragmatische aanpak zorgt ervoor u binnen korte tijd uw documenten rechtsreeks elektronisch inleest in uw ERP systeem. Ons doel is uw zaken zo snel mogelijk 100% elektronisch te laten verlopen.

Tegenwoordig hebben de meeste ERP pakketten van uw leveranciers de mogelijkheid om rechtsreeks PDF documenten aan te maken en deze per email te versturen. In de praktijk blijkt zelfs dat 80 tot 90% van de leveranciers deze mogelijkheid heeft. U vraagt uw leveranciers hun documenten voortaan naar uw email account bij Globiq te sturen of stelt aan uw kant een email forwarding in naar uw Globiq email account.

Leveranciers die niet zelf een PDF kunnen aanmaken en e-mailen hebben de mogelijkheid gebruik te maken van de uitgaande oplossingen van Globiq (link) of het documenten te printen, scannen en versturen per email (handmatig).

Eventuele papieren documenten die nog bij u binnenkomen kunt u zelf scannen of Globiq scant deze voor u. U opent een postbus en laat uw post door Globiq digitaliseren en verwerken. Sommige leveranciers hebben de mogelijkheid andere e-documenten te versturen. Geen probleem: graag zelfs! Globiq kan naast email op de volgende manier e-documenten ontvangen: (S)FTP, AS2, HTTPS, EDI (X.400).

Herkennen

Globiq maakt gebruik van ABBYY Flexicapture OCR software. Met deze software is het mogelijk relevante gegevens uit (PDF-)documenten te halen. Daarnaast maakt Globiq gebruik van eigen software om op een makkelijke en snelle manier een template aan te maken. In een template ligt de plaats van de relevante gegevens vast. Met onze oplossing is de herkenningsgraad van automatisch aangemaakte PDF documenten nagenoeg 100%

Controleren

Om een foutloze verwerking te realiseren controleert Globiq de herkende gegevens en worden factuurbedragen nagerekend. Voor facturen controleert Globiq standaard de factuurbedragen, de factuurdatum, het leveranciernummer en het factuurtype (debit/credit). Daarnaast zijn ook klantspecifieke controles mogelijk, bijvoorbeeld op (openstaande) PO nummers.

Ieder type document vereist zijn eigen controles. Binnen het platform van Globiq zijn deze zakelijke regels makkelijk aan te maken en te beheren. Zo weet u zeker dat de documenten die u binnenkrijgt juist herkend zijn.

Valideren

Documenten die bij één van de controles uitvallen, moeten handmatig worden gevalideerd. Deze validatie vindt plaats in het Globiq platform. Afhankelijk van uw keuze kunt u de validatie zelf uitvoeren, of deze verantwoordelijkheid verleggen naar uw leverancier of naar Globiq.

Geen nieuws is goed nieuws. Als u of uw leverancier iets moet doen, dan verstuurt Globiq een email. U kunt zelf instellen hoe vaak u een dergelijke email wenst te ontvangen. Vanuit de email komt u direct bij het te valideren document. Bij het opslaan van uw wijzigingen wordt uiteraard het document opnieuw gecontroleerd.

Publiceren

Uw documenten worden gepubliceerd in een online documenten portal. In dit portal kunt u gemakkelijk uw documenten terugvinden aan de hand van zoekcriteria.

Het portal is de centrale omgeving van waaruit u met uw documenten werkt. Zo kunt u uw documenten doorsturen, downloaden, voorzien van commentaar en/of in folders plaatsen. Vanuit de meeste ERP systemen is het mogelijk een directe link te maken naar uw documenten in het portal. Zo is vanuit iedere transactie het daaraan gerelateerde document makkelijk op te roepen.

Archiveren

Voor veel handelsdocumenten geldt een wettelijke bewaartermijn (Belastingdienst Nederland). Zo geldt in Nederland voor facturen een termijn van 7 jaar. U moet het originele handelsdocumenten archiveren. Elektronische facturen archiveert u in een elektronisch archief, papieren facturen in een fysiek archief. Als u gebruik maakt van het digitale archief van Globiq, dan kunt u toestemming vragen voor het vernietigen van uw fysieke documenten.

Afleveren

Globiq levert de herkende informatie af op één van uw systemen. Dit kan bijvoorbeeld een filesysteem zijn, maar ook uw financiële systeem. Globiq levert de meest gangbare formaten standaard af (PDF, XML, CSV). Maatwerk aangaande het type document en/of gegevens is mogelijk. Als u dat wenst zorgt Globiq voor een rechtstreekse koppeling met uw financieel pakket. U ontvangt een periodiek overzicht van afgeleverde berichten.

Ontvangen FAQ’s

U levert uw documenten aan in papier of pdf. Globiq scant papieren documenten naar een pdf bestand. Globiq herkent de relevante gegevens en slaat de gedigitaliseerde data en het origineel op. U kiest vervolgens hoe en in welk formaat u de digitale gegevens wilt ontvangen. Globiq controleert ieder ontvangen document en bepaalt of het document voldoet aan uw specifieke datavoorwaarden.

Wat levert het op?

Het verwerken van elektronische documenten gaat veel sneller dan het verwerken van papieren documenten. U bespaart direct doordat u geen enveloppen meer hoeft te openen en informatie over hoeft te typen. U bent flexibel om grote (eenmalige) hoeveelheden documenten te verwerken. Het elektronisch verwerken van documenten geeft rust in de organisatie zodat u zich weer kunt concentreren op uw core business. Bovendien geeft u een duidelijk signaal af over milieubewust ondernemen.

Wat kost het?

Het elektronisch verwerken van documenten is al mogelijk vanaf 30 eurocent. De uiteindelijke prijs is afhankelijk van het aantal te verwerken documenten, het aantal te herkennen velden, de gewenste verwerkingssnelheid en al dan niet een datakwaliteitsgarantie.

Welke techniek wordt gebruikt?

Globiq gebruikt de bewezen betrouwbare database technologie van Oracle voor het beheren van uw gegevens. Desgewenst ontsluiten wij uw gegevens met behulp van een webportaal geschreven met Oracle Application Express. Voor vlotte en correcte gegevens herkenning gebruiken wij de OCR software ABBYY FlexiCapture. Onze servers draaien op het Amazon Web Services platform in het Ierse rekencentrum. Globiq heeft eigen componenten ontwikkeld die de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van onze diensten garanderen.

Wie heeft er toegang?

Dit bepaalt u. De veiligheid van uw data staat voorop. Ontsluiting vindt plaats op een manier die past binnen uw werkwijze en die de juiste mensen van de juiste informatie voorziet.

Hoe krijg ik mijn leveranciers mee?

Globiq zorgt naast de verwerking van uw inkomende documenten ook voor de 'onboarding' van uw leveranciers. Wij lichten de leveranciers voor met heldere brochures en interactieve presentaties. Wij kunnen helpen u om uw leveranciers te overtuigen van de voordelen van elektronische communicatie.

Hoe weet ik dat het veilig is?

Globiq geeft de hoogste prioriteit aan veiligheid. Wij beheren die continue en pro-actief. De verbinding met het Amazon Web Services datacenter verloopt via versleutelde SSL verbindingen. Daarnaast maken we gebruik van aanvullende encryptie voor het opslaan van uw gegevens.

Wat is het stappenplan?

U neemt vrijblijvend contact met ons op. Samen met u bekijken we hoe wij uw inkomende documentenstroom kunnen automatiseren. Tijdens een korte testperiode controleren we het omzetten en verwerken van de herkende gegevens in uw (financiële) systeem. Zodra dit succesvol verloopt, informeren wij uw leveranciers hoe zij hun documenten voortaan kunnen aanleveren.

PROBEER HET

Daag ons uit met uw probleem. Globiq kan direct en zonder kosten u een voorbeeld geven hoe de oplossingen die geboden worden, kunnen werken voor u. Neem contact op en vraag geheel vrijblijvend een demostratie aan van onze service.

Neem contact met ons op